نویسنده: مصطفی حافظی

رشد و توسعه فردی

شما تا چه حد در مدیریت زمان تان موفق عمل می کنید؟ اگر مثل عموم افراد جامعه زندگی می کنید، پس احتمالا پاسخ تان کاملا مثبت نیست! شاید میزان مسئولیت های تان هم بیش از حد زیاد است و مجبورید برای اتمام کارها سر زمان تعیین شده، تا پاسی از شب کار کنید. یا شاید هر روز برای شما، یک روز بحرانی مثل روزهای دیگر است و این حالت، شبب به وجود آمدن استرس و ترس در شما می شود. در این مقاله 10 مورد از اشتباهات رایج در مدیریت زمان را باهم بررسی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

شما می توانید فقط با چند ساعت کار در خانه درآمد میلیونی داشته باشید! کافیست تصمیم بگیرید که زندگی خود را برای همیشه تغییر دهید.
 

7 مورد از اشتباهات رایج در مدیریت زمان

1- فراهم نکردن لیست از کارهای مهم

چقدر تا کنون از این دست عبارات پر استرس را با خود بیان کرده اید؟ «فکر می‌کنم قسمت اعظم و مهم کار رو فراموش کردم؟» اگر زیاد برایتان رخ می دهد، پس یقینا فهرستی از کارهای مهم برای خود ندارید تا با استفاده از آن چیزی را از باد نبرید. اما اگر با داشتن چنین فهرستی باز هم مشکل از یاد بردن کارها به سراغتان می آید، پس از چنین فهرستی، به درستی بهره نمی برید!

اگر مشغول کار روی پروژه‌های بزرگ هستید، ایجاد فهرستی از کارهای پیش رو ممکن است خیلی مبهم و بی‌نتیجه به نظر برسد. مثلا اگر در لیست خود نوشته باشید: «رسیدگی به پیشنهاد بودجه». احتمالا بعدا از خود می پرسید این کار چه نوع رسیدگی می باشد؟ عدم تعیین ملزومات یک کار می تواند باعث به عقب افتادن آن و یا به طور کلی فراموش شدن بخش های اصلی کار شود. پس، حتما بایستی مسئولیت ها یا فعالیت های عظیم را به بخش های مشخص و قابل‌اجرا تقسیم کنید تا هیچ جزءِ مهمی از قلم نیفتد.

مدیریت زمان

2- عدم تعیین هدف های مهم

از جایگاه 6 ماه آینده خود چقدر اطلاع دارید؟ از یک سال یا حتی ده سال آینده خود چه می خواهید؟ اگر برای این پرسش ها جواب مشخصی ندارید، پس نوبت آن رسیده است تا اهداف شخصی‌ خودتان را مشخص نمایید!

مشخص کردن اهداف شخصی در مدیریت زمان ‌، امری بسیار حیاتی و ضروری است، چرا که این اهداف به شما دید بهتری می‌دهند تا در جهت درست حرکت کنید. وقتی هدف به طور کامل مشخص باشد، قادر خواهید بود اولویت‌ها، زمان و منابع را برای دستیابی به آن، مدیریت نمایید. کمک دیگری که اهداف به شما می‌کنند این است که می‌توانید فعالیت هایی که ارزش صرف وقت بیشتر را دارند مشخص نمایید.

شما می توانید فقط با چند ساعت کار در خانه درآمد میلیونی داشته باشید! کافیست تصمیم بگیرید که زندگی خود را برای همیشه تغییر دهید.
 

3- عدم تخصیص صحیح اولویت ها

در شرکت خود مشغول به کار هستید که ناگهان دستیارتان با خبری از یک بحران پیش شما می‌آید تا همان لحظه به موضوع رسیدگی نمایید، ولی شما در حال صحبت و تبادل اطلاعات با یک مشتری جدید هستید. شرایط به گونه ای است که چند قدم تا رسیدن به یک ایده‌ی عالی برای کمپین بازاریابی آنها بیشتر فاصله ندارید، ولی به دلیل این موقعیت ضروری، ممکن است رشته‌ی افکارتان به طور کلی پاره شود.

گاهی اوقات اولویت بندی کارها، آن هم به صورت اصولی و صحیح امری بسیار دشوار به نظر می رسد، به خصوص اگر در شرایطی قرار داشته باشید که انبوهی از کارهای به ظاهر اضطراری روبرو ‌شوید. ولی شما باید در نهایت تصمیم خود را بگیرید و بهترین و درست ترین کار را در لحظه انتخاب نمایید.

اشتباهات رایج در مدیریت زمان

4- کنترل ناصحیح حواس پرتی ها

بسیاری از ما، در یک روز حدودا 2 ساعت از زمان مان را به دلیل حواس‌پرتی‌ها از دست می‌دهیم. فرض کنید اگر این حجم از زمان را هدر نمی‌دادید، چه کارهای مهمی می توانستید بکنید.

فرقی نمی‌کند منشأ این حواس‌پرتی‌ها چه باشد؛ ایمیل‌ها، چت‌ها‌، صحبت با همکاران در مواقع بحرانی یا تماس‌های تلفنی از طرف مشتریان، همه‌ی اینها مانعِ ماندنِ ما در «وضعیت تچان» می‌شود. وضعیتی که در آن، بدون احساس خستگی، از انجام کاری که به‌طور ۱۰۰ درصد درگیر آن هستیم؛ احساس لذت می‌کنیم.

اگر می‌خواهید کنترل روزتان را در دست بگیرید و نهایت تلاش‌تان را بکنید، دانستن چگونگی به حداقل رساندن حواس پرتی ها و مدیریت وقفه‌ها، حیاتی است. برای مثال، اگر به تمرکز نیاز دارید، چت کردن را به کل کنار بگذارید و اگر دیگران حواس شما را بیش از حد پرت می‌کنند، آنها را در جریان بگذارید. حتی اگر نتوانید از شر حواس‌پرتی‌ها هم خلاص شوید، باید راه‌های بهبود تمرکز را بیاموزید.

5- به عقب انداختن کارها

وقتی کاری را عقب می‌اندازید، نوعی احساس گناه درونتان ایجاد می شود و هر چقدر بیشتر از زمان تعویق بگذرد؛ ترس شما نیز از انجام آن افزایش می یابد و در نهایت، هنگامی که در انجام به سر وقت مسئولیت ها شکست می‌خورید؛ همه‌ی مشکلات به خودتان ختم می‌شود.

یک راهکار اساسی برای مدیریت زماناین است که با خود بگویید قرار است در مدت زمان ده دقیقه، یک پروژه‌ی جدید‌ را شروع کنید. افرادی که دچار اشتباهِ «به عقب انداختن کارها» می‌شوند، عموما حس می‌کنند برای تمام کردن یک کار، باید بدون وقفه، آن کار را به پایان برسانند و این توقع بالا باعث می‌شود احساس دست‌پاچگی و اضطراب کنند. به‌جای این طرز تفکر، زمان اندکی را به شروع یک کار اختصاص دهید (یا به اصطلاح «کار را زخمی کنید!»). همین!

کنترل زمان

6- قبول کردن بیش از حد توان تعهد ها و مسئولیت ها

چقدر «نه» گفتن برای‌تان سخت است؟ اگر در اکثر مواقع توان این کار را ندارید، پس احتمالا، مسئولیت‌ها و تعهدات فراوانی روی دوشتان قرار گرفته است. این عادت منجر می شود کارایی تان کمتر شود و مدام استرس و تشویش ذهنی برای به پایان رساندن کارها داشته باشید.

ممکن است از آن دسته مدیرانی باشید که می خواهند همه ی کارها را خودشان به تنهایی کنترل نمایند زیرا به هیچ کس دیگر نمی توانند اعتماد کنند. نتیجتا مسئولیت‌هایشان بیش از حد زیاد و سنگین می‌شود. هرچند این مشکل فقط مخصوص مدیران نیست و هر کس دیگری نیز می تواند این شرایط را تجربه نماید.

«نه» گفتن به کارهایی را که بار اضافی بر دوش شما می‌گذارند، یکی از تکنیک های اصلی مدیریت زمان است. این مهارت باعث می شود خودی نشان بدهید و در عین حال، در جمع احساس خوب‌تان را همچنان حفظ کنید. اگر سایرین مدام از شما می خواهند تا به خواسته‌هایشان «بله»بگویید ، سعی کنید در لحظه به آن‌ها واکنش نشان دهید و در عین حال آرامش خود نیز را حفظ کنید.

شما می توانید فقط با چند ساعت کار در خانه درآمد میلیونی داشته باشید! کافیست تصمیم بگیرید که زندگی خود را برای همیشه تغییر دهید.
 

7- مشفله زیاد را نشانه پیشرفت دانستن

مشغله زیادی، افراد را دچار استرس و سراسیمگی می‌کند. فرصت هایی که در حال اتمام هستند، ایمیل‌هایی که امان را از انسان بریده اند، انبوه پرونده‌های رسیدگی نشده که فقط و فقط منتظر شما هستند همگی سطح ترشح آدرنالین را بالا می‌برند!

باید این را به خوبی بدانید که «مشغله زیادی» الزاما به معنی موفق بودن نیست و برعکس استرس و عملکرد ضعیف را به دنبال می آورد.

پس به جای آنکه مدام مشغله های جدید برای خودتان ایجاد کنید، سرعت‌تان را کم کرده و به مدیریت زمان بیشتر اهمیت دهید.

مدیریت بهتر زمان

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

اشتراک گذاری