نویسنده: ملینا شمس

رشد و توسعه فردی

در این مقاله به بیان خلاصه ی کتاب رازهای بهره وری شخصی (Personal Productivity Secrets) می پردازیم. این کتاب برای بهبود و پیشرفت کسب و کار بسیار توصیه می شود. با ما همراه باشید.

شما می توانید کارهایی را انجام دهید که هرگز فکر نمی کردید در این مدت زمان محدودی که در اختیار دارید ممکن باشد.

چکیده مطالب

- بهره وری شخصی به «مدیریت حواس » بستگی دارد، نه به «مدیریت زمان».

- از «سیستم بهره وری شخصی » برای تصمیم گیری در مورد نحوه ی متمرکز کردن حواس خود، استفاده کنید.

- چیزی که بر رویش متمرکز میشوید مشخص میکند که چه مقدار بهره ور خواهید بود.

- وقتی احساس میکنید وقت کم است، کارهایی را همزمان با هم انجام میدهید که باعث کاهش اثربخشی و

کارایی شما میشود.

- حرف زدنهای پراکنده حین کار و عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید.

- از تکنولوژی استفاده کنید تا کاراتر باشید. به عنوان مثال، قرارهای مهم، وظایف، رویدادها، فعالیت ها و طرحها و برنامه های خود را به صورت الکترونیکی پیگیری کنید.

- حساب ایمیل خود را طوری تنظیم کنید که فقط هر موقع که میخواهید ایمیل های جدید برای شما بیاید.

- هر هفته تمام کار هایی که انجام داده اید و تمام کارهایی که باید انجام دهید را مرور کنید.

- در استفاده از رسانه های اجتماعی برای خود محدودیت زمانی روزانه قرار دهید.

- در پی اولویت های خود باشید نه اولویت های دیگران.

آنچه که در خلاصه ی این کتاب فرا خواهید گرفت

1-  چرا مدیریت حواس کلید بهره وری شخصی است، نه مدیریت زمان.

2-چگونه «سیستم بهره وری شخصی » می تواند به شما کمک کند.

کسی نمی تواند زمان را مدیریت کند- همه دقیقا همان 24 ساعت را در هر روز در اختیار دارند. ماورا

نِوِل توماس، کارشناس بهره وری می گوید، در عوض بر روی مدیریت حواس خود متمرکز شوید، چون آن چیز هایی که در طول روز بر آن ها متمرکز می شوید، مقرر می کنند که چه کارهایی را به انجام خواهید رساند. این خانم توضیح می دهد که چگونه خود را سازماندهی کنید تا با کارهایی که بیش از همه مهم هستند، مشغول شوید. همچنین او تحت عنوان «سیستم بهره وری شخصی» از استراتژی هایی صحبت می کند که می توانید استفاده کنید تا بهره وری شما بیشتر شود. چیزی که باید از قبل بدانید این است که توصیه های او بیشتر یک رویکرد فلسفی به همراه تعدادی پیشنهاد های عملی است تا یک سیستم قدم به قدم مشخص چارچوب بندی شده. پس هرچند اسم کتاب این انتظار را به وجود می آورد که با یک سیستم مرحله ای خطی روبرو باشید، اما این چنین نیست. اگرچه این راهنمای او به خوبی از عهده ی مهمترین وعده ای که در عنوان کتاب داده است- «راز بهره وری»- بر می آید. ما تاکتیک های او را به هر کسی که می خواهد بهره وری بیشتری داشته باشد پیشنهاد می کنیم.

تعیین راهبردهایی برای مدیریت امور

زندگی پیچیده تر از آن است که سعی کنیم آن را با یک دفتر یادداشت پیگیری کنیم؛ اما حتی داشتن آخرین نرم افزار ها، برنامه های کاربردی و دستگاه های الکترونیکی با فناوری بالا نیز کافی نیست. به این دلیل که گران ترین ست چوب های گلف را خریده اید، یک گلف باز بزرگ نمی شوید.به طور مشابه، نمی توانید فقط با داشتن آخرین ابزار مدیریت اطلاعات شخصی، زندگی خود را سازماندهی کنید- هرچند که این ها مفید هستند.برای داشتن حداکثر بهره وری، به راهبر دهایی برای مدیریت کار های خود نیاز دارید.

«سیستم، بهره وری شخصی» یک «متدولوژی برنامه ریزی کارهای شخصی و حرف های، برای مدیریت و کنترل تعهدات، وظایف، ارتباطات، اطلاعات و تمام انواع جزئیات لازم برای زندگی است». چیزی که بر رویش متمرکز می شوید مشخص می کند که چه مقدار بهره ور خواهید بود.با این موارد می توانید مطمئن شوید که اول به چیزهایی مشغول می شوید که واقعا مهم هستند و بهره وری شما را افزایش می دهند: کنار گذاشتن عوامل حواس پرتی در زمان و محل کار؛ استفاده از تکنولوژی هایی که به شما کمک کنند ذهن خود را خالی کنید، جزییات را مدیریت کنید و حواس خود را متمرکز کنید؛ پردازش اطلاعات به سه قدم «دریافت، ذخیره، عمل». وقتی کارتان خاتمه یافت، با بررسی اهدافی که قبل از شروع کار داشتید، بهره وری خود را ارزیابی کنید و بر اساس نتایج آن تاکتیک های خود را بهبود دهید.

یک رام کننده ی شیر، چگونه فقط با یک شلاق و چهار پایه شیر را کنترل می کند؟ شلاق ترسناک به نظر می رسد، اما چهار پایه است که شیر را می ترساند. شیر چهار پایه ی چهار پایه را چهار تهدید متفاوت می بیند. با گیج شدن در مورد اینکه چگونه باید با این خطرات مجزا برخورد کند، حیوان وحشی عقب نشینی می کند. برای غلبه بر به هم ریختگی باید بر عواملی مجزایی که بهره وری شما را خراب می کنند، کنترل پیدا کنید–شامل ایمیل ها، پیام ها صوتی، رسانه ها اجتماعی، مکالمات نیمه تمام، حتی میز کار شلوغ و تقویم نامرتب.سعی کنید همیشه به این گونه عوامل حواس پرتی واکنش نشان ندهید. در عوض بر روی چیز هایی که در زندگی شما مهم ترین هستند متمرکز شوید و حداقل زمان ممکن را بر مسائل فرعی که در راستای اهداف بلندمدت شما نیستند صرف کنید.

مدیریت کردن زمان برای بهره وری حداکثری

مدیریت زمان به ساعت ها و تقویم ها وابسته است.اینها ابزار مفیدی هستند، اما برای کمک به دست یابی به حداکثر بهره وری کافی نیستند. اضافه کردن یک رویداد در تقویم تان یا افزودن یک کار به فهرست به این معنی نیست که آن رویداد اتفاق خواهد افتاد یا آن کار، تکمیل خواهد شد. برای اینکه حداکثر بهره وری را داشته باشید، مدیریت زمان را فراموش کنید و حواس خود را طوری مدیریت کنید که زندگی مدرن با توقعاتش، شما را غرق نکند- دیجیتالی یا به هر طریق دیگر. دکتر جان راتی، یک دانشیار روانپزشکی در دانشگاه هاروارد می گوید که برخی از افرادی که به طور پیوسته با اطلاعات دیجیتالی در کارشان وقفه ایجاد می شود-توسط پیام هایی به هر نحوه بمباران می شوند- از «اختلال کم حواسی اکتسابی » رنج می برند. شما مجبور نیستید هر موقع که ایمیلی با پیامی برایتان می آید به آن پاسخ دهید، مقرر کنید که چه زمانی می خواهید حواس خود را به آن ها معطوف کنید.

بهره وری و مدریت زمان

یادگیری واقعی زمانی اتفاق می افتد که حواس خود را کنترل می کنید و متمرکز می شوید. تمرکز مناسب یعنی حواستان دقیقا همان جا باشد که باید باشد. استفاده از توصی هها و ابزار «سیستم بهره وری شخصی» با قرار دادن شما زیر مسئولیت کامل زندگی، به شما کمک می کند که این تسلط را حفظ کنید. به عنوان نمونه، به طور معمول وقتی  با وقفه ها مواجه می شوید، در یک «حالت واکنشی» عمل می کنید و به جای اینکه به اولویت های خودتان برسید، تلاش خود را صرف روبرو شدن با مسائلی می کنید که برای دیگران مهم هستند. باید اول حواس خود را در فعالیت هایی بگذارید که به صورت موثر و با بهره وری بالا شما را در زندگی پیش می برند؛ چیز هایی که برای زندگی شما ضروری هستند، نه آن چیزهایی که برای دیگران مهم هستند- شامل ایمیل هایشان، پیام های صوتی شان و پیام هایشان. همانطور که فیلسوف بزرگ ویلیام جیمز اشاره کرد: «تجربه ی من آن چیز ی است که با توجه کردن به آن موافق هستم».

انجام چندین کار به صورت همزمان

بسیاری از مردم در برخورد با چندین تقاضا و کار، از رویکرد «تقسیم حواس » استفاده می کنند و سعی می کنند چند کار را همزمان انجام بدهند که هرگز به خوبی جواب نخواهد داد. مغز انسان همزمان در هر لحظه، تنها یک فکر واحد را می تواند به صورت خودآگاه مدیریت کند. افرادی که چند کار را همزمان انجام می دهند، باید به صورت ذهنی مدام بین یک کار–یک فکر- و دیگری جابه جا شوند، فرایندی که به «جابه جایی شناختی» شناخته می شود. به همین دلیل، به وقت بیشتری برای انجام هر کار نیاز دارند و این باعث کاهش کیفیت کار نهایی می شود. انجام همزمان چند کار تنها در زمان هایی خوب است که شما کار های مجزایی را انجام می دهید که نیازی به سعی فکری زیادی ندارند- مانند گپ زدن با تلفن در حالی که ظرف ها را می شویید؛ اما سعی نکنید ایمی لهایتان را چک کنید در حالی که دفتر حساب های خود را بروز می کنید. در آن شرایط، دیگر در کنترل نیستید.تاثیرات خارجی (ایمیل هایتان) کنترل را در دست گرفته اند.

برعکس، وقتی که حواس خود را کنترل می کنید، در حالت خاصی از تمرکز قرار می گیرید که ورزشکاران به آن «در حوزه بودن» می گویند. وقتی که واقعا توجه می کنید، قادر هستید ارتباطات سریعی بین فعالیت ها و رویداد های ایجاد کنید. موقعیت های گیج کننده را واضح تر تجزیه وتحلیل می کنید.ایده های پیچیده را تفکیک می کنید و کامل تر آنها را می فهمید و با دقت بیشتری فکر می کنید. این مدیریت حواس به کنترل رفتارتان بستگی دارد.اگر از عوامل حواس پرتی که مانند آژیر شما را به عمل وامی دارند، جلوگیری کنید، می توانید حواس خود را متمرکز کنید. برای این کار باید رفتار خود را تغییر دهید. تشخیص دهید که آیا عادت های بد کاری مانند چک کردن پیوسته ی ایمیل ها، دارید یا خیر. مجسم کنید که در آینده چگونه می خواهید زندگی کنید و چه رفتاری را باید تغییر دهید.

طبقه بندی صحیح کارها

اگر سعی کنید تمام جزییات زندگی را در سرتان نگه دارید، نمی توانید کارا باشید. باید برنامه هایتان را با یک سیستم بیرونی سازماندهی کنید. این کار را با فهرست کردن تمام منابع مورداستفاده و مرتب کردن آن ها به صورت الفبایی شروع کنید. تمامی قرار ملاقات هایتان را در تقویم مدیریت اطلاعات شخصی خودتان وارد کنید. فهرست کاملی از وظایف خود ایجاد کنید و برای هر یک تاریخ های متناظر تعیین کنید و این تاریخ ها را در تقویم خود وارد کنید. تمام کارها و وظایف خود را شناسایی کنید و به صورت زیر طبقه بندی کنید.

- «کارهای بعدی»: کارهای نیمه تمامی که می توانید با یک قدم آن ها را تمام کنید.

- «پروژه ها»: کارهایی که قدم های متعدد و زمان بیشتری نیاز دارند.

- «در حال انتظار»: کارهایی که نیازمند اطلاعات یا منابعی از دیگران است.

- «باید بحث شوند»: مواردی که باید با همکاران و مشتریان خود مرور کنید.

- «آینده»: کارهای بلند مدتی که تصمیم گرفته اید انجام دهید، ولی نه در حال حاضر.

- «شاید یک روزی»: کارهایی که دوست دارید در آینده امتحان کنید.

- «محل»: کارهایی که فقط در مکان خاصی می توانید آن ها را انجام دهید- مانند فقط در خانه.

نیاز نیست همه جزییات را به خاطر بسپارید

برای پیگیری کارها و وظایف، قرار های ملاقات و زمان بندی ها، ابزار الکترونیکی بسیار بهتر از هر سیستم کاغذی هستند. یک ابزار یا سیستم مدیریت اطلاعات شخصی انتخاب کنید که امکان استفاده از تقویم، فهرست کارها، یادداشت ها و اطلاعات تماس افراد و همچنین ایمیل را داشته باشد. سیستمی برای کامپیوتر خود خریداری کنید.از سیستم های مدیریت اطلاعات معروف میتوان مایکروسافت اوت لوک، پکیج بهره وری اپل (آی کال، ریمایندر، اپ لمیل و آدرس بوک) و برنامه های گوگل (گوگل درایو، جی میل، تقویم و فهرست کارها) نام برد. ویدیو های آنلاین رایگان زیادی وجود دارند که نحوه ی کار با ابزاری که انتخاب کنید را به شما یاد خواهند داد. مهم نیست که کدام ابزار را انتخاب می کنید، یادتان باشد که این ابزار باید در خدمت فرایند های شما باشند.

برای اینکه واقعا بهره ور باشید، ذهن شما باید آزاد باشد. این یعنی باید یک سطل زباله ی ذهنی داشته باشید. سعی نکنید تمام جزئیات زندگی را در سرخود ذخیره کنید. تمام کارها و اطلاعات را به سیستم مدیریت اطلاعات شخصی خود منتقل کنید. طبقه بندی ها را به دقت انتخاب کنید و همه چیز را طبقه بندی کنید، مهم نیست چیزی چقدر بدیهی باشد. وقتی بدانید که اطلاعاتی که نیاز دارید فورا و سازماندهی شده در اختیار است، دیگر نگران آن ها نخواهید بود.

دور و ور خود را با سازماندهی وسایل فیزیکی خالی کنید. کاغذ ها و مدارک خود را به عنوان «مدارک کار»، فعالیت هایی که در حال انجامشان هستید؛ «مدارک منبع» شامل مدارک مالی، مدارک پزشکی و مدارک مربوط به مدرسه و فعالیت بچه هایتان و مانند این ها؛ «آرشیو مدارک» برای پرونده های مهم طبقه بندی کنید. وقتی مدارک خود را جدا کردید آن ها را به صورت الفبایی طبقه بندی کنید. برای مدارک خود برچسب های مناسب قرار دهید تا به راحتی بتوانید آنها را جستجو کنید.

محدود کردن حجم اطلاعات دریافتی

اطلاعات از تعداد نامحدودی منابع و از راه های گوناگون به شما می رسد. اطلاعات ناخوانده از طریق کانال های فشاری- اکثر اوقات ایمیل ها- می آیند تا شما را از کار خود منحرف کنند. اطلاعاتی که به صورت فعالانه به دست می آیند از کانال های کششی می آیند، چون برای به دست آورند آنها تلاش خاصی کرده اید.

هر چه بتوانید اطلاعات دریافتی خود را به اطلاعات محدود شده تبدیل کنید، بهره ورتر می شوید. به عنوان مثال، قرار ملاقات هایتان و رویداد ها را با رنگ خاصی بر روی تقویم خود مشخص کنید که مسائل ضروری فورا به چشم بیایند. بازه ی زمانی خاصی را در تقویم مشخص کنید تا به «کارهای بعدی» خود برسید.

از یک سیستم مدیریت اطلاعات استفاده کنید

«سیستم بهره وری» به شما کمک می کند که به هم ریختگی ذهن و زندگی خود را کاهش دهید.با استفاده از فرایند پنج بخشی زیر، زندگی خود را ساده تر و موثرتر کنید. داده های ورودی را در طبقه بندی های زیر جای دهید:

- «اقدام فوری»: از قانون دو دقیقه استفاده کنیدیعنی آیا می توانید کار را در دو دقیقه یا کمتر انجام دهید؟

- «واگذاری اختیار به دیگران»: کار را به شخص دیگری بسپارید.

- «معلق»: اگر تمامی اطلاعات لازم را ندارید، کار را تا زمانی که اطلاعات را به دست آورید معلق نگه دارید.

- «ذخیره»: شاید لازم باشد اطلاعاتی را نگه بدارید ولی کاری برای آن انجام ندهید.

- «سطل زباله»: اگر به اطلاعات نیاز ندارید –از شرشان خلاص شوید.

اگر اینباکس ایمیل شما سیل اطلاعات است، آن را فقط در زما نهای مشخصی از روز مرور کنید.حساب ایمیل خود را طوری تنظیم کنید که فقط وقتی که دکمه ی دریافت/فرستادن را فشار می دهید پیام های جدید برای شما بیاید. این از رسیدن خودکار ایمیل ها جلوگیری می کند. ایمیل خود را در تلفن همراه خود و یا دیگر وسایل دستی مشابه بخوانید. سریع مرور کردن ایمیل ها بر روی یک تلفن همراه سخت تر است بنابراین احتمال اینکه وقت اضافه ای برای آن بگذارید کمتر است.

بعدا، با هدف خالی کردن اینباکس خود، به سراغ ایمیل های خود بروید. بعد از آن، به ایمیل هایی که نیاز به توجه خاص دارند بپردازید. به عنوان نمونه، می توانید کارهای فعال خود را به فهرست کارهایتان منتقل کنید. ایمیل های خود را بر اساس حوزه های اصلی زندگی خود طبقه بندی کنید-کار، زندگی اجتماعی، نیازهای بچه ها و غیره. از ایمیل دومی برای ایمیل های غیر فوری- مانند پیام هایی که از شرکت های دیگر و نهاد های مالی و فروشندگان- استفاده کنید و هر ازگاهی هم این ایمیل دوم را بررسی کنید. در دنیای رسانه های اجتماعی نیفتید مگر اینکه هدف های خاصی در آنجا داشته باشید و نگران حجم پست های جدیدی که وجود دارند نباشید. آنچه در آنجا اتفاق می افتد به ندرت ضروری است و می توانید هر موقع که وقت اضافه داشتید به سراغ آنها بروید. نگذارید آگاه سازی ها (نوتیفیکیشن) شبکه های اجتماعی حواس شما را منحرف کنند.

سازمان ها باید برای کارمندان خود سیاست های ایمیل طراحی و اجرا کنند. در غیر این صورت پرسنل شما هر هفته ساعت های زیادی را صرف فرستادن ایمیل های غیرضروری برای هم خواهند کرد. در مورد ایمیل هایی که شرکت برای کارمندان می فرستد موضع واضح داشته باشید. نمونه ی خوبی باشید.

انجام بروزرسانی های هفتگی

برای اینکه «سیستم بهره وری شخصی» کارا باشد، یک به روزرسانی هفتگی انجام دهید تا فعالیت ها، طرح ها، اهداف و فهرست کارهایی که باید انجام دهید را بروز نگه دارید- به این معنی که تمام اطلاعات خود را در سیستم مدیریت اطلاعات شخصی خود بگذارید نه در سر تان. این به روزرسانی هفتگی را به عنوان یک رویداد تکرار شونده در تقویم برنامه ریزی خود قرار دهید. در هر جلسه بروزرسانی هفتگی، کارهای زیر را انجام دهید:

- کارهای خود را مرور کنید و در صورت نیاز آنها را به روز کنید.

- هر چیز اضافه ای را در سطل زباله ذهنی بریزید.

- از فرایند پنج بخشی مدیریت اطلاعات برای مدیریت داده ها و اطلاعات ورودی خود چه به صورت الکترونیکی، چه کاغذی استفاده کنید.

- تمام موارد کاری که همچنان در هفته ی آینده باز هستند را مرور کنید.

- فعالیت های هفته ی آینده را مرور کنید.

- هر کاغذ اضافه ای را از فایل های خود حذف کنید.

- از تمام فایل های مهم و فایل های الکترونیکی، پشتیبانی ایجاد کنید.

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

نمایش دیدگاه ها

rana | 1397/08/27

فوق العادست این مطلب. حتماااا مطالعه کنید

اشتراک گذاری